Condiciones de encargo de tratamiento de datos
Estas condiciones regulan el tratamiento de datos personales que XEKIN realiza por cuenta de un cliente cuando este utiliza el servicio para gestionar información de huéspedes, viajeros u otras personas relacionadas con su alojamiento.
1. Partes y roles
Responsable del tratamiento: el cliente o establecimiento que determina las finalidades y medios esenciales del tratamiento de los datos de sus huéspedes o viajeros.
Encargado del tratamiento: Juan Manuel Saavedra Domínguez, NIF 47510864V, titular de XEKIN, Calle Eduardo Dato, 41, hola@xekin.es, en la medida en que trate datos siguiendo instrucciones del cliente.
2. Objeto, naturaleza, finalidad y duración
El objeto es permitir la prestación de las funcionalidades contratadas de XEKIN que requieran almacenar, organizar, consultar, generar documentos, comunicar o transmitir datos por cuenta del cliente. La naturaleza del tratamiento podrá incluir recogida, registro, estructuración, conservación, consulta, modificación, generación de documentación, comunicación cuando sea instruida por el cliente y supresión o devolución.
La finalidad será exclusivamente prestar el servicio contratado y ejecutar las instrucciones documentadas del cliente. El encargo tendrá la duración de la relación de servicio, sin perjuicio de los periodos adicionales de conservación exigidos por ley o necesarios para atender responsabilidades.
3. Categorías de interesados y datos
Los interesados pueden incluir huéspedes, viajeros, acompañantes, representantes y personas vinculadas a las reservas gestionadas por el cliente.
Los datos pueden incluir información identificativa y de contacto, datos del documento de identidad o viaje, datos relacionados con la estancia o reserva, firma cuando la funcionalidad la requiera y demás información que el cliente decida recabar dentro de las funciones disponibles y de acuerdo con la normativa aplicable.
4. Instrucciones del responsable
XEKIN tratará los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente y para prestar las funciones contratadas, salvo que una norma aplicable obligue a otro tratamiento. Si XEKIN considera que una instrucción infringe la normativa de protección de datos, lo comunicará al cliente cuando proceda.
5. Confidencialidad y acceso
XEKIN mantendrá la confidencialidad de los datos. Actualmente, el acceso administrativo ordinario por parte de XEKIN está restringido a su titular, Juan Manuel Saavedra Domínguez. Cualquier persona que en el futuro quede autorizada para tratar datos deberá estar sujeta a un deber adecuado de confidencialidad.
6. Seguridad
XEKIN aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo para proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia de los sistemas y datos, así como mecanismos razonables de control de acceso, mantenimiento y gestión de incidencias.
7. Subencargados
Para prestar el servicio pueden ser necesarios proveedores de infraestructura, alojamiento, correo, copias de seguridad, comunicaciones, soporte técnico, pagos u otros servicios tecnológicos. El cliente autoriza con carácter general la utilización de subencargados necesarios para la prestación del servicio, siempre que queden sujetos a obligaciones de protección de datos compatibles con las exigidas a XEKIN.
Cuando un cambio de subencargado sea relevante para el tratamiento, XEKIN procurará informar al cliente por un medio razonable, permitiendo formular objeciones fundadas en materia de protección de datos.
8. Transferencias internacionales
Cuando un proveedor implique una transferencia internacional de datos, XEKIN exigirá que exista un mecanismo válido conforme a la normativa aplicable y adoptará, cuando proceda, las garantías adicionales necesarias.
9. Derechos de los interesados
Si XEKIN recibe directamente una solicitud relativa a datos tratados por cuenta de un cliente, la trasladará al cliente cuando sea posible y no responderá en nombre del responsable salvo instrucción o habilitación legal. XEKIN prestará asistencia razonable al cliente para atender los derechos de los interesados teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento.
10. Violaciones de seguridad
XEKIN comunicará al cliente, sin dilación indebida después de tener constancia, las violaciones de seguridad de datos personales que afecten a información tratada por cuenta del cliente, facilitando la información disponible necesaria para que este pueda valorar y cumplir sus obligaciones.
11. Evaluaciones, consultas y cumplimiento
Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, XEKIN colaborará razonablemente con el cliente en el cumplimiento de sus obligaciones de seguridad, evaluaciones de impacto y consultas a autoridades cuando resulten aplicables.
12. Información y auditoría
XEKIN pondrá a disposición del cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de estas condiciones y permitirá mecanismos de verificación proporcionados, preservando la seguridad, confidencialidad y derechos de terceros.
13. Finalización del servicio
Al finalizar la prestación, XEKIN suprimirá o devolverá los datos personales tratados por cuenta del cliente conforme a sus instrucciones, salvo que una obligación legal exija su conservación. Las copias residuales de seguridad podrán permanecer durante sus ciclos técnicos de retención, bloqueadas o protegidas frente al uso ordinario hasta su eliminación.
14. Obligaciones del cliente
El cliente garantiza que los datos han sido obtenidos lícitamente, que dispone de una base jurídica adecuada, que facilita la información exigible a los interesados y que sus instrucciones a XEKIN son conformes con la normativa.
15. Contacto
Las cuestiones relativas a este encargo pueden dirigirse a hola@xekin.es.
Última actualización: 1 de octubre de 2026.